はじめに
「今日一日の様子を、ご家族にどう伝えればいいだろう」。デイサービスや通所介護の現場で働いていると、毎日の連絡ノート作成に、これだけの時間がかかるのかと驚くことがあるかもしれません。多くの利用者さんを担当していると、一人ひとりの連絡ノートを丁寧に書き上げるだけで、大きな時間を取られてしまいます。
この記事では、デイサービス・通所介護の連絡ノート作成に、AIをどう活用できるのかをお伝えします。日々の負担を減らしながら、ご家族に伝わる連絡ノートを作るヒントにしていただけたらうれしいです。
連絡ノートに求められる役割
連絡ノートは、デイサービスでの利用者さんの様子を、ご家族に伝えるための大切なツールです。食事の摂取量、レクリエーションへの参加の様子、体調の変化など、伝えるべき項目は多岐にわたります。連絡ノートを通じて、ご家族は「今日も元気に過ごせたんだな」と安心したり、逆に小さな変化に早く気づいたりすることができます。
一方で、担当する利用者さんの数が多い日には、一人ひとりについて、その日の様子を思い出しながら、丁寧な文章を書き上げるのは、大きな負担になります。しかも、単なる事実の羅列ではなく、ご家族が読んで安心できるような、温かみのある文章であることも求められます。この「事実の記録」と「読み手への配慮」を両立させる作業に、AIをうまく活用することができます。
AIを使った連絡ノート作成の進め方
具体的な進め方をご紹介します。まず、その日の様子について「食事は完食」「午前のレクリエーションに積極的に参加」「午後は少し疲れた様子だった」というように、短いキーワードでメモを残します。この段階では、文章として整える必要はありません。
次に、このメモをAIに伝え、「デイサービスの連絡ノートとして、ご家族が安心できるような温かい言葉で整えてください」とお願いします。AIは、キーワードをもとに、読みやすく、かつ丁寧な文章を組み立ててくれます。「完食」だけでは伝わらない、その場の雰囲気やがんばりを、言葉として補ってもらえることも、AI活用のメリットです。
また、複数の利用者さんの連絡ノートを、同じような時間帯にまとめて作成する場合、AIに「同じ内容でも、利用者さんごとに違う言い回しにしてください」と伝えることで、文章が単調にならないよう工夫することもできます。同じような一日を過ごした利用者さんが複数いても、それぞれに合った表現で伝えることができれば、ご家族にとってもより心のこもった連絡ノートになるはずです。
使うときに気をつけたいこと
連絡ノートにAIを活用する際は、これまでの記事と同様に、いくつか注意点があります。まず、事実と異なる内容が紛れ込んでいないか、必ず確認することです。AIはあくまで、伝えられた情報をもとに文章を組み立てる道具であり、実際の様子を見ていたわけではありません。「完食」と伝えたつもりが「完食に近い」のようにニュアンスが変わってしまうこともあるため、できあがった文章は必ず読み直してください。
また、ネガティブな内容を伝える際は、特に言葉選びに注意が必要です。「食欲がなかった」という事実を伝える場合でも、ご家族が不安になりすぎないよう、次にどう対応するかという情報もあわせて伝えることが大切です。AIに「不安を煽らない、かつ正確な言い方にしてください」と具体的に指示することで、こうした配慮のある文章を作りやすくなります。
そして、利用者さんの氏名を含む形で連絡ノートを作成する場合、外部の一般向け生成AIを使う際には、氏名をそのまま入力せず、あとから差し替えるという方法を取るようにしてください。個人情報保護委員会の注意喚起でも、個人情報を扱う事業者が生成AIにプロンプトとして個人情報を入力する場合には、利用目的にあった範囲かどうかを十分に確認するよう求められています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」、2023年6月2日公表、https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_alert_generative_AI_service.pdf）。
私も人手不足の中で、一人で多くの利用者さんを担当しなければならない日が続き、連絡ノートに十分な時間をかけられないことに、もどかしさを感じていた時期があります。本当は、その日あった小さな出来事や、利用者さんらしいエピソードまで丁寧に書いてご家族に伝えたいのに、業務に追われて「食事：完食」「入浴：実施」といった、最低限の事実だけを並べて終わらせてしまうことが、正直何度もありました。あとになって、他の職員が書いた温かみのある連絡ノートを見て、「本当はこういう風に書いてあげたかったのに」と反省したこともあります。だからこそ、事実を伝える部分の負担をAIで減らせるなら、その分の時間や気持ちの余裕を、利用者さんらしさが伝わる一言に使いたいと、今は思っています。
よくある質問（Q&A）
Q1．連絡ノートをAIに任せると、事務的な印象になりませんか？
使い方次第です。「温かい言葉で」「ご家族が安心できるように」といった具体的な指示を出すことで、事務的になりすぎない、丁寧な文章を作ることができます。
Q2．体調に不安があった日の連絡ノートも、AIに書いてもらえますか？
下書きとして活用することはできますが、体調に関する重要な内容は、必ず自分の言葉で正確に伝え、必要であれば口頭でも補足するようにしてください。
Q3．複数の利用者さんの連絡ノートを、まとめてAIに作ってもらえますか？
一人ずつ情報を伝える必要はありますが、同じような時間の流れで作業を進めることで、効率的に複数の連絡ノートを作成できます。ただし、それぞれの利用者さんの個別性を大切にすることを忘れないでください。
まとめ
今回は、デイサービス・通所介護の連絡ノート作成における、AI活用の方法についてお伝えしてきました。
- 連絡ノートは「事実の記録」と「読み手への配慮」を両立させる必要があること
- キーワードのメモ→AIによる下書き→確認という流れが効率的なこと
- ネガティブな内容を伝える際は、言葉選びに特に注意が必要なこと
- 個人情報は仮の表記に置き換え、最終確認は必ず自分で行うこと
丁寧な連絡ノートは、ご家族との信頼関係を支える大切な架け橋です。AIをうまく活用しながら、日々の負担を少しでも軽くしていってくださいね。
参考文献・引用元
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日）https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_alert_generative_AI_service.pdf
コメント