介護記録・日誌の作成にChatGPTを使う方法｜書く時間を半分にする入力のコツ

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はじめに

「今日も記録を書く時間がなくて、残業になってしまった」。そんな悩みを抱えている介護のお仕事の方は、とても多いのではないでしょうか。利用者さんのお世話で一日中動き回ったあと、パソコンの前に座って記録や日誌を書く時間は、正直つらいですよね。

この記事では、そんな悩みを持つ方に向けて、ChatGPTという文章作成AIを使って、介護記録・日誌を書く時間を半分くらいまで減らすコツをご紹介します。難しい言葉はできるだけ使わず、パソコンが苦手な方にもわかるように説明しますので、安心して読み進めてください。読み終わるころには、「今日から試してみよう」と思っていただけるはずです。

そもそもChatGPTで介護記録を作ると何が変わるの？

介護記録というお仕事は、利用者さんの様子を思い出しながら、一つ一つ文章に組み立てていく作業です。この「文章に組み立てる」という部分に、実はとても時間がかかっています。頭の中では「今日は歩行訓練を頑張っていたな」とわかっていても、それを正しい言葉づかいで、読みやすい文章にするのは、意外と手間がかかるものです。

ChatGPTは、こちらが伝えた出来事をもとに、読みやすい文章を自動で組み立ててくれる道具です。たとえば「午前中に歩行訓練、手すりを使って5分自立して歩けた」と短く伝えるだけで、記録として使える形の文章に整えてくれます。つまり、私たちがやることは「文章を書く」ことから「出来事を伝える」ことに変わるのです。これだけでも、書く負担はぐっと軽くなります。

もちろん、ChatGPTが作った文章をそのまま提出するのはおすすめできません。あくまで下書きとして使い、最後は必ず自分の目で確認し、事実と違うところがないか、失礼な言い回しになっていないかをチェックする必要があります。この点は、後ほど注意点のところでもう一度お伝えします。実際に、介護現場でChatGPTを使った記録作成の手順を紹介している解説記事でも、AIが作る文章はあくまで自動生成されたものなので、人による確認が欠かせないと説明されています（株式会社MoMoの解説より）。書く時間を減らす道具であって、確認する時間まではなくならない、ということを覚えておいてください。

書く時間を半分にする、具体的な入力のコツ

ここからは、実際にどんな風にChatGPTへ話しかければよいのか、具体的なコツをお伝えします。ポイントは3つです。

1つ目は、出来事を「いつ・誰が・何を・どうした」の順番で伝えることです。

たとえば「本日の介護記録を作成してください。利用者は80代の女性です。午前中に食事の介助を行いました。午後にはリハビリを行い、歩行が安定していました」というように、時間の流れに沿って伝えるだけで、ChatGPTは自然な記録文を作ってくれます。実際にこの伝え方は、介護記録の作成方法を紹介する複数の解説記事でも共通しておすすめされている方法です。

2つ目は、文章の長さや言葉づかいを指定することです。

「敬語で、150字くらいでまとめてください」のように注文をつけると、毎回書き直す手間が減ります。場面ごとに、入浴・食事・排泄・歩行など決まった言い回しをあらかじめ用意しておき、その都度当てはめていく使い方も効果的だと紹介されています。

3つ目は、最初に「型」を教えておくことです。

一度「こんな文章にしてください」という見本を伝えておくと、次からはその形に合わせて作ってくれるようになります。まるで新人スタッフに書き方を教えるような感覚で使うと、うまくいきやすいです。

私も初め利用した時は、結局のところ書き出した方が早いと思っていました。しかし使ってみて1番メリットを感じた点は記録を書くハードルが下がる事でした。今まで訪問に行き、帰ってきて疲れているが「記録書かなきゃ」と思い残業をしたり、明日に回そうと思い記録が溜まってしまうことが多かったです。しかし、初めにプロンプトを作って、型を覚えさせておき、その後は箇条書きで書いたり、音声入力等で今日あった事を話したりするだけで、記録が完成することができます。

こうしたコツを使うことで、今まで1件あたり10分かかっていた記録が、5分程度まで縮められたという声も現場から聞かれます。もちろん人によって差はありますが、「書く」という作業そのものを減らせるのは、大きな助けになるはずです。

使うときに気をつけたいこと（個人情報の取り扱い）

とても便利なChatGPTですが、介護のお仕事で使う以上、絶対に気をつけなければいけないことがあります。それは、利用者さんの個人情報の取り扱いです。

名前や住所、生年月日といった、その人が誰なのかわかってしまう情報を、そのままChatGPTに入力するのは避けてください。個人情報保護委員会が公表している注意喚起では、個人情報を扱う事業者が生成AIサービスにプロンプトとして個人情報を入力する場合には、その利用目的にあった範囲かどうかを十分に確認するよう求めています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」、2023年6月2日公表、https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_alert_generative_AI_service.pdf）。

具体的には、「〇〇さん」ではなく「80代女性」「利用者A」のように、名前を伏せた書き方にすることが基本の対策になります。実際に、デイサービスでのAI記録システム開発経験を持つ専門家による介護現場向けの活用ガイドでも、利用者情報をプロンプトに含める際は、年代や要介護度など個人が特定されない形にそろえることが勧められています（fyve.co.jp「介護現場でChatGPTを活用する方法」より）。

また、勤務先の事業所によっては、ChatGPTなどの外部サービスの利用そのものにルールが定められている場合があります。使い始める前には、必ず職場の方針を確認するようにしてください。便利さだけに気を取られず、利用者さんを守るという福祉のお仕事の基本を忘れないことが、何より大切です。

実際に使ってみる手順

最後に、今日からすぐ試せる手順を、順番にご紹介します。

手順1：ChatGPTを開く。 パソコンやスマートフォンのブラウザから、ChatGPTの公式サイト（https://chatgpt.com）にアクセスします。アカウントを作れば、無料の範囲でも利用を始められます。

手順2：出来事を短くメモする。 記録したい内容を「いつ・誰が・何を・どうした」の形で、箇条書きにしておきます。このとき、名前は書かず「利用者A」などにしておきましょう。

手順3：ChatGPTに入力する。 メモした内容に「介護記録として、敬語で、読みやすい文章にしてください」と付け加えて送ります。

手順4：出てきた文章を確認する。 作られた文章を読み、事実と違う部分がないか、言葉づかいがふさわしいかを必ずチェックします。おかしいところがあれば、自分で直すか「もう少し丁寧な言い方にしてください」と伝えて直してもらいましょう。

手順5：記録として保存する。 確認が終わった文章を、いつも使っている記録システムに貼り付けて完成です。

この流れを何度か繰り返すうちに、自分に合った伝え方のコツがつかめてきます。最初は少し時間がかかっても、慣れてくるとどんどん早くなっていくはずです。

よくある質問（Q&A）

Q1．ChatGPTで作った介護記録は、そのまま提出しても大丈夫ですか？
いいえ、そのままの提出はおすすめできません。ChatGPTはあくまで文章の下書きを作る道具です。内容に間違いがないか、事実と合っているかを必ず自分で確認したうえで、記録として仕上げるようにしてください。

Q2．介護記録にChatGPTを使うと、個人情報の面で問題になりませんか？
名前や住所などをそのまま入力すると、問題になる可能性があります。「利用者A」「80代女性」のように、誰なのかわからない書き方に置き換えてから使うことが大切です。また、職場によって利用のルールが定められている場合もあるため、事前の確認を忘れないようにしましょう。

Q3．パソコン操作が苦手でも、介護記録にChatGPTを使えますか？
はい、使うことができます。難しい操作は必要なく、文章を打ち込んで送るだけで文章が返ってくる仕組みです。最初は短いメモを送るところから始めて、少しずつ慣れていけば大丈夫です。

まとめ

今回は、介護記録・日誌の作成にChatGPTを使う方法について、具体的な入力のコツから注意点までお伝えしてきました。

  • ChatGPTは、出来事を伝えるだけで記録文を組み立ててくれる、心強い道具であること
  • 「いつ・誰が・何を・どうした」の順番で伝えると、書く時間をぐっと減らせること
  • 個人情報の取り扱いには十分に気をつけ、名前を伏せて使うこと
  • 作られた文章は、必ず自分の目で確認してから使うこと

書類作業に追われて、利用者さんと向き合う時間が減ってしまうのは、とてももったいないことです。ChatGPTという道具をうまく味方につけて、記録にかかる時間を減らし、その分の時間を利用者さんとの大切なふれあいに使っていただけたらうれしいです。今日からできる小さな一歩として、ぜひ試してみてくださいね。

参考文献・引用元

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