はじめに
「行事のお知らせや利用者さんへの案内文、毎回一から考えるのが大変…」。福祉や介護の現場では、こうした文書作成の場面が本当にたくさんありますよね。言葉づかいひとつで印象が変わるからこそ、丁寧に書きたいのに、時間はなかなか取れないものです。
この記事では、利用者さんへの案内文やお知らせ文を、ChatGPTを使ってサッと作るためのテンプレートと文例をご紹介します。コピーしてすぐに使える形でまとめていますので、忙しい毎日の中でも、きっと役立てていただけるはずです。
案内文づくりにAIが向いている理由
案内文やお知らせ文というのは、実は「型」が決まっている文書です。宛先、行事の内容、日時、持ち物、問い合わせ先といった要素を、決まった順番で並べていくだけで、それらしい文章になります。この「型にはめる」作業こそ、AIがもっとも得意とするところです。
たとえば「レクリエーションのお知らせを作ってください。日時は来月10日の午後2時から、場所は1階ホール、持ち物は特にありません」と伝えるだけで、AIは案内文らしい丁寧な文章を組み立ててくれます。ゼロから文章を考える必要がなくなるので、頭を悩ませる時間がぐっと減ります。
さらに便利なのは、同じ内容でも言い回しを変えて何パターンか出してもらえることです。「もう少し柔らかい言い方にしてください」「もっと簡潔にしてください」と伝えるだけで、印象の違う文章をいくつも比べられます。利用者さんの層に合わせて言葉づかいを調整したいときにも、とても重宝します。
そのまま使える文例テンプレート3選
ここでは、実際の現場でよく使う場面を想定して、3つのテンプレートをご紹介します。それぞれAIへの伝え方の例と、できあがる文章のイメージをセットにしています。
1．行事のお知らせ
AIへの伝え方：「◯月◯日に開催する〇〇（行事名）のお知らせ文を作ってください。時間は午後2時から、場所は1階ホールです」
できあがりイメージ：「いつもお世話になっております。来月◯日に、1階ホールにて〇〇を開催いたします。皆さまお誘い合わせのうえ、ぜひご参加くださいませ」
2．施設からの重要なお知らせ
AIへの伝え方：「利用時間の変更について、利用者さんとご家族向けにお知らせ文を作ってください。変更内容は◯◯です」
できあがりイメージ：「日頃より格別のご理解を賜り、誠にありがとうございます。このたび、利用時間を下記のとおり変更させていただくこととなりました」
3．体調管理のお願い
AIへの伝え方：「感染症予防のお願い文を、利用者さんに向けてやさしい言葉で作ってください」
できあがりイメージ：「寒い日が続いておりますが、体調はいかがでしょうか。皆さまに安心してお過ごしいただくため、手洗い・うがいへのご協力をお願いいたします」
これらはあくまで骨組みですので、施設の名前や具体的な日時、担当者名などは、必ずご自身で確認しながら仕上げてください。
使うときに気をつけたいこと
案内文やお知らせ文だからといって、油断は禁物です。宛名を個人名にしたい場合など、利用者さんの氏名をAIに直接入力するのは避けたほうが安心です。個人情報保護委員会の注意喚起でも、個人情報を扱う事業者が生成AIにプロンプトとして個人情報を入力する場合には、利用目的にあった範囲かどうかを十分に確認するよう求められています（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」、2023年6月2日公表、https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_alert_generative_AI_service.pdf）。
宛名を入れたい場合は、AIには「〇〇様」のような仮の表記で作ってもらい、あとから実際の名前に差し替えるようにすると安心です。また、AIが作った文章の中に、事実と違う日時や場所が紛れ込んでしまうこともあります。送信する前には、必ず自分の目で内容を読み返し、間違いがないかを確認する習慣をつけてください。
丁寧に作られた案内文は、利用者さんやご家族との信頼関係にもつながる大切なものです。便利さに頼りきるのではなく、最後の仕上げは必ず人の手で行うようにしましょう。
よくある質問（Q&A）
Q1．案内文にAIを使うと、どのくらい時間が短縮できますか？
文章を考える時間そのものが大きく減るため、体感としてはこれまでの半分以下になったという声もあります。ただし、確認や修正の時間は必要ですので、完全にゼロになるわけではありません。
Q2．利用者さんの名前を入れた案内文も、AIで作れますか？
名前をそのまま入力するのは避け、「〇〇様」といった仮の表記で作ってもらうのがおすすめです。文章ができあがったあとに、自分で正式な名前へ差し替えるようにしてください。
Q3．AIが作った文章は、そのまま配布しても大丈夫ですか？
そのままの配布はおすすめできません。日時や場所などの情報が正しいか、言葉づかいが施設の雰囲気に合っているかを、必ず自分で確認してから配布するようにしてください。
まとめ
今回は、利用者さんへの案内文・お知らせ文をAIで作る方法について、テンプレートと合わせてお伝えしてきました。
- 案内文は「型」が決まった文書なので、AIとの相性がとても良いこと
- 行事のお知らせ・重要なお知らせ・体調管理のお願いという3つの場面別テンプレートを使えること
- 個人情報はそのまま入力せず、仮の表記で作成してから差し替えること
- 最後の確認と仕上げは、必ず自分の手で行うこと
案内文づくりの負担が減れば、その時間を利用者さんとの会話や、他の大切な業務にあてることができます。今日の業務から、さっそく一つ試してみてくださいね。
参考文献・引用元
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日）https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_alert_generative_AI_service.pdf
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